E-Mail Organisation – Kundenprojekte und Lieferanten

// 16012009 / Allgemein / 4 Kommentare

Wer selbstständig tätig ist, der weiß, dass nicht wenige E-Mail von Kunden und Lieferanten ins Postfach reinrauschen - daher bedarf es Organisation! Wer derzeit noch sein Postfach volllaufen lässt oder E-Mails einfach löscht, dem sei folgende Strategie empfohlen.

Ordner anlegen

1. Order "Kunden"
2. Ordner "Lieferanten"

Kunden

Unter "Kunden" werden die einzelnen Kundenordner angelegt. Außerdem gibt es einen Ordner "Anfragen" wo unverbindliche Anfragen und potentielle Kundenmails abgelegt werden. Falls diese potentiellen Kandidaten zu echten Kunden konvertieren, werden sie in den entsprechenden Kundenordner verschoben.

Außerdem gibt es zu jedem Kundenorder einen Ordner "gesendet", wohin alle Mails aus dem Postausgang verschoben werden, die an den entspechenden Kunden gerichtet sind.

Lieferanten

Hier finden sich einzelne Ordner zu den spezifischen Lieferanten, z.B. dem Webhoster. Rechnungen und Informationen können hier entsprechend dem Lieferanten abgelegt werden - wobei es sich bei Rechnungen auch empfiehlt (je nach Buchhaltungs-Taktik) einen übergeordneten Ordner "Rechnungen" gegliedert nach Monat, Quartal oder Jahr anzulegen.

Gegebenfalls auch analog zum Kunden ein jeweiliger "gesendet" Ordner.

Nach abgeschlossenem Kundenprojekt bleibt der Ordner im E-Mail Client oder wird archiviert - easy, oder? Hauptsache Struktur und Ordnung :-)

Ich z.B. habe parallel auch noch Ordner wie "Online-Bestellungen", "Registrierungen", "Friends & Family", "Events",... Wichtig: Das Eingangspostfach kann als To-Do Liste dienen, aber nur, wenn es aufgeräumt ist und die erledgten Dinge in den entsprechenden Ordnern abgeheftet sind.

So das Wort zum Donnerstag. Heureka.

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4 Kommentare zu "E-Mail Organisation – Kundenprojekte und Lieferanten"

  1. Michael Michael Januar 16th, 2009 at 13:05

    Genau SO machen wir das nämlich auch. Nur so behält man einen Überblick über Kunden, Projekte und die zu erledigenden Dinge.

  2. Daniel Daniel Januar 16th, 2009 at 22:10

    Je nach Wichtigkeit der Mails, schicke ich diese zusätzlich an mich selbst BCC. Auf diese Weise kann ich die gesamte „Unterhaltung“ nachvollziehen.

    Wenn es sich um einen Stammkunden handelt, lohnt es sich eine eigene (Forward-)Adresse für diesen einzurichten. Also kunde@example.com. Wenn man nun noch einen Filter für diese Mailadresse einrichtet, braucht man noch nicht mal selbst die Mails in den entsprechenden Ordner verschieben ;-)

  3. mk_michael mk_michael Januar 18th, 2009 at 12:44

    So mache ich das auch. Die Kundenordner fangen bei immer mit der Kundennummer an: KDNR_Name.

    Beauftragt ein Kunde ein zweites Projekt, werden dann unter dem Kundenordner 2 Projektordner angelegt.

  4. red_screen red_screen Januar 19th, 2009 at 13:05

    Letztlich hat jeder so seine eigene Ordnung. Allerdings zählen geschäftliche Mails als Geschäftspost und müßen nach deutschem Recht 10 Jahre aufbewart werden und zwar so, daß sie nicht verändert werden können.
    Das ist die große Herausforderung!


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