Angebot – Auftragsbestätigung – Rechnung
Ist das zu bürokratisch (der orangene Teil)?
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Alternativen
- mündliche Auftragsbestätigung, z.B. via Telefon
- Auftragsbestätigung formlos per E-Mail
- Feld für Unterschrift direkt auf dem Angebot integrieren
- ?
Wie handhabt Ihr das mit der Auftragsbestätigung? Reicht Euch eine mündliche Zusage oder habt Ihr es auch lieber schriftlich?
14 Kommentare zu "Angebot – Auftragsbestätigung – Rechnung"
Nö, eigentlich ist dieser Teil quasi doch so etwas wie der Teil eines Standardprozesses. Hätte man EDI oder so, wäre die Sache etwas komplizierter.
Die Umsetzung der Auftragsbestätigung in einen Auftrag ist doch praktisch erfüllt, sofern die Kunden dann überhaupt eine AB wünschen, die notwendigen formalen Voraussetzungen. Ich fände es ok.
Man sollte aber überlegen, ob man eine Entscheidung einbaut. Für den Fall, dass der betreffende Kunde keine AB braucht und man selbst keine Gegenbestätigung haben muss, könnte man auf dieses Konstrukt vielleicht verzichten? Aber das ist natürlich abhängig davon, um welche Geschäfte es dabei geht.
Ich frage mich halt, ob man auf die Unterschrift im orangenen Part verzichten kann. Dann müsste der Kunde das Teil nicht unterschrieben zurückschicken. Andererseits hat man dann nichts Schriftliches in der Hand. Schließlich kann der Kunde dann jederzeit sagen, es wäre ein anderer Preis ausgemacht gewesen, oder er hat den Auftrag gar nicht erteilt.
Oder sollte man “nach Gefühl” auf die Unterschrift bestehen / verzichten? Aber das wäre ja inkonsequent und “nach Gefühl” ist nicht wirklich gut. Ich hatte sowohl schon mal einen kleinen Gewerbetreibenden (kleiner Auftragswert), als auch ein sehr großes bekanntes Unternehmen (großer Auftragswert) als Kunden, wo ich im Nachhinein froh drum war, dass ich die Unterschrift hatte.
Wenn es eine Sache gibt, die ich bei meiner Auftragsarbeit gelernt habe, dann dass man auf KEINEN Fall aufgrund von mündlichen Absprachen mit der Arbeit beginnen sollte.
Dies ist einer meiner Grundsätze geworden und in den einzigen Fällen in denen ich dagegen verstoße, handelt es sich um Arbeit von der der Kunde nichts hat, solange ich die Ergebnisse nicht freigebe (was frühestens nach unterzeichnung IRGENDEINER Art Vertrages geschieht)
Mündliche Zusagen sind unglaublich tückisch, es kann durchaus sein dass es bei 100 Auftraggebern problemlos abläuft aber schon ein einziger verursacht genug Ärger mit “Das hatten wir aber doch ganz anders besprochen!”, “Ich habe den Auftrag nie bestätigt” oder “Sie hatten doch zugesagt es für den halben Preis zu machen!” dass man sich automatisch wünscht man hätte diesen Grundsatz bereits vorher bei ALLEN befolgt.
Zum Glück haben seriöse Auftraggeber auch eigentlich nie ein Problem damit etwas schriftlich festzulegen. Wenn dem nicht so ist, würde ich bereits stutzig werden.
Genau! Ganz nach dem Motto “mündliche Nebenabreden gelten als nicht getroffen”.
Bisher handele ich auch nur mit Unterschrift, nur wurde ich vor Kurzem von einem Neukunden (renommiertes Unternehmen) angesprochen, dass diese Vorgehensweise ja sehr bürokratisch sei, als ich ihn darum bat mir doch bitte die unterschriebene Auftragsbestätigung zukommen zu lassen.
Oder sollte man die “Auftragsbestätigung” vielleicht eher “Vertrag” nennen?
Da kann man dann nur freundlich bleiben und antworten dass das leider nicht anders geht.
Man kann ja auch auf (evtl. zur not fiktive) vorherige Probleme hinweisen und dem Kunden somit bestätigen dass es sich um keinesfalls einen Vorwurf an seine Adresse handelt.
Also ich würde die Unterschrift unter das Angebot setzen lassen.
Kunde zufrieden?
JA –> unterschreiben und zurückschicken
NEIN –> Kunde fragt nach Nachbesserung des Angebotes
Das würde mir, als Kunde, auf Dauer unbürokratischer erscheinen. Kürzere Wege sind (jedenfalls für den Kunden) immer von Vorteil.
MfG Robin
Zu bürokratisch finde ich das nicht. Kommt auf die Auftragshöhe an. Ich handhabe das meist so: Bei neuen Kunden gibt es mit dem Anschreiben zum Angebot (bzw. parallelem Telefonat) die Aufforderung bei Einverständnis doch gerade kurz dies auf dem Angebot zu bestätigen und zu faxen. Bei bereits bekannten Kunden geht das auch per E-Mail und bei ganz guten Kunden (oder ganz kleinen Auftragssummen ;-)) auch schonmal mündlich.
Da ich meist eine 30/30/40 Regelung habe, schreibe ich direkt nach Auftragserteilung nämlich schon die erste Rechnung.
Wahrscheinlich gilt das Bezahlen der ersten Rechnung auch schon stillschweigend als Auftragssannahme – aber das kann sich ja etwas verzögern.
Wenn ein Kunde ganz arg drängelt “nu fangense schonma an!”, dann kann man evtl. noch einen “Letter of intent” vereinbaren. Danach zahlt er dann alle entstandenen Aufwände, auch wenn es nachher nicht zum Auftrag kommt.
Ich kenn das Prozedere bei Webaufträgen nicht, aber in der SAP Entwicklung ist eine vertragsgültige Auftragsbestätigung unumgänglich – ist eine solche nicht vorhanden, könnte (und würde!) der Kunde selbst beim kleinsten Problem sofort aus dem Geschäft austreten.
Wobei wir es wie von Robin vorgeschlagen handhaben – der Kunde unterzeichnet direkt das Angebot.
… sicher ist die Sache meines Erachtens dann, wenn der Kunde die Auftragsbestätigung per FAX bekommt. Die einzige Möglichkeit für den Kunden, diesem dann zwischen Kaufleuten geschlossenen Vertrag zu entkommen, ist es, der Auftragsbestätigung schriftlich zu wiedersprechen. Im Falle eines Rechtsstreits gilt zumindest das gefaxte Dokument als rechtskräftiger Beleg, dem dann nur mit einem weiteren Beleg (eben dem schriftlichen Widerspruch des Auftrags) ebenfalls rechtskräftig widersprochen werden kann.
Oh, das wusste ich gar nicht, dass man das auch per Fax zuschicken kann. Aber stimmt, jetzt erinnere ich mich an meinen BWL-Unterricht: Im Geschäftsleben kann man jemandem einfach einen Auftrag zufaxen und wenn der andere nicht widerspricht gilt der Auftrag als genehmigt. Das ist natürlich auch eine sehr schöne Möglichkeit, vor allem verwirrt man den Kunden dann nicht so, wenn man dem Kunden erst ein Angebot und dann eine Auftragsbestätigung per E-Mail zuschickt – nachdem bereits per Telefon der Auftrag erteilt wurde – und bittet, diese zurückzuschicken…
… im Ablaufplan bekommt der Kunde dann die Rechnung per Post. Dies ist per FAX so einfach nicht möglich. Eine digital signierte Rechnung wäre aber auch rechtssicher per Mail möglich. Im Fall von Angebot und Auftrag (im speziellen beim Auftrag) würde ich Mail und Post nicht nutzen, denn dann kann der Kunde immer die Zustellung bestreiten. Beim FAX geht das aufgrund des hoffentlich vorhandenen Sendeprotokolls vor Gericht eher nicht mehr.
Meines Erachtens der beste und rechtssicherste Workflow: Angebot via Mail, Auftrag via Fax und Rechnung per Post oder qualifiziert digital signiert via Mail.
Sehr hübsche Grafik!
Aber wie dir sicher bekannt sein sollte, als Alpha-Bloggerin N°1, sind mündliche Vertragsgegenstände im Grunde von absolut rechtlicher Irrelevanz.
@ Ulrich:
Zitat: “Eine digital signierte Rechnung wäre aber auch rechtssicher per Mail möglich”
Hast du für einen solchen Vorgang einen Gerichtsbeschluß / Präzedenzfall auf Lager, welcher diese Aussage referenziert?
Mündliche Verträge unter Vollkaufleuten sind per se rechtlich bindend!
Dass mündliche Absprachen vor Gericht in einem möglichen Streitfall schwer zu beweisen sind, ist klar. Auch Arbeitsverträge von Angestellten sind übrigens mündlich gültig. Eine Schriftform ist hierbei NICHT notwendig. Auch hier ist klar, dass man sich auf rein mündliche Aussagen seines Arbeitgebers nicht blind verlassen sollte.
Anyway: es ist keine Schriftform notwendig. Erst im Fall eines Rechtsstreits kommt man dann in Erklärungsnotstand, dass Absprachen eben so getroffen worden sind, wie man es dann zu beweisen hat.
Die Frage ist für einen Webdesigner, wie lange man im Zweifel Puste hat, sein Recht vor Gericht durchzusetzen. Im Zweifel wird man das im Normalfall vom Auftraggeber (noch) nicht bezahlte Projekt einklagen müssen. Hierzu sind Gerichtsgebühren vorzulegen und im Falle eines Streitwertes über 5.000 Euro (das ist dann ein Fall für das Landgericht mit Rechtsanwaltspflicht) Rechtsanwaltsgebühren zu veranschlagen.
Ich denke, dass ein Projekt, dass vor Gericht gelandet ist, im Vorfeld schon krank war, sonst wäre es wohl nicht soweit gekommen.
Wegen der signierten Rechnung: http://www.lexware.de/SID121.GRWD5UjZSNI/shop/pluginERechnung
Dies ist ein kostenpflichtiger Service. Wenn man selbst eine quálifizierte digitale Signaturkarte besitzt, ist auch eine eigenständige Signatur möglich.
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